Lösung zur automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungen

Inhalt

Demian Welker
Consultant

Ihr IT-Systemhaus für ERP und Technologie.

Seit ihrer Einführung im Januar 2025 ist die E-Rechnung in aller Munde. Sie bringt schrittweise grundlegende Veränderungen für Unternehmen mit sich. Als Teil des Wachstumschancengesetzes zielt sie darauf ab die Digitalisierung in Deutschland voranzutreiben. Die DIN EN 16931 definiert dabei ein einheitliches Austauschformat von Rechnungen. Die EN 16931 besagt wie eine elektronische Rechnung länderübergreifend auszusehen hat. In der Norm werden auch alle Begrifflichkeiten definiert.

Lesen Sie mehr dazu in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht:

Blogeintrag zur E-Rechnung lesen

Überblick

Somit standen auch wir bei MJR vor der Herausforderung die E-Rechnung in unsere Geschäftsprozesse sowie das ERP-System zu integrieren, da diese früher oder später auch für kleinere Unternehmen vorausgesetzt wird. Das Erzeugen und Versenden von E-Rechnungen mit dem Output Management von InterForm war in diesem Fall kein Problem. Da wir InterForm NG2 problemlos an alle Systeme anbinden können, war dies auch die beste Lösung für unsere Kunden. Somit musste noch der Empfang von E-Rechnungen integriert werden. Da es von SAP für das ERP Business ByDesign keine Out-of-the-box Lösung gab, entschied man sich intern, die Einbindung selbst zu programmieren. Unsere selbst entwickelte Lösung zum Empfang von E-Rechnungen läuft vollständig automatisiert im Hintergrund – ohne dass der Benutzer eingreifen müssen. Sie kann entweder lokal auf einem Server installiert oder alternativ von uns als Cloud-Service (SaaS) bereitgestellt werden.

Workflow und Ablauf E-Rechnung inbound

Die App ruft regelmäßig E-Mails aus einem definierten Postfach ab.
Anhänge werden geprüft – erkennt die App eine E-Rechnung in einem der unterstützten Formate, wird diese direkt weiterverarbeitet
Die E-Rechnung wird in das SAP-konforme Format konvertiert und über die OData-Schnittstelle in SAP Business ByDesign hochgeladen
Die Originalrechnung wird zusätzlich im DMS-System abgelegt (optional, aber sicher für einige Interessenten relevant)

Hinweis: XRechnung ist hier ein Überbegriff und umfasst dabei zwei Standards – CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language), die beide von unserer App unterstützt werden.

Optimale Lösung für SAP Business ByDesign

Wenn auch Sie eine Lösung für SAP Business ByDesign suchen, um E-Rechnungen empfangen und in SAP Business ByDesign weiterverarbeiten zu können, ist diese Lösung genau das Richtige. Die Lösung kann von unseren Consultants ebenfalls in Ihre SAP BYD Umgebung integriert werden.