Evolution der Digitalisierung: Schritte zum Erfolg

Digitalisierung – ein Wort, das überall zu hören ist. Doch was bedeutet es eigentlich? Im Kern geht es darum, dass Unternehmen IT-Maßnahmen ergreifen, um besser, schneller, profitabler und innovativer zu werden. Aber wie gelingt dieser Wandel? Hier kommt die Digitalisierungs-Roadmap ins Spiel.

In der heutigen Geschäftswelt ist das Schlagwort Digitalisierung allgegenwärtig. Doch bei all dem Hype bleibt oft unklar, was genau darunter zu verstehen ist. Grundsätzlich umfasst Digitalisierung die Einführung und Nutzung digitaler Technologien und Prozesse, um traditionelle Geschäftsabläufe zu verbessern oder zu ersetzen. Ziel ist es, Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und eine höhere Wertschöpfung zu erzielen.

Die Digitalisierung kann Unternehmen auf vielfältige Weise transformieren. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

1. Besser: Durch den Einsatz von Datenanalyse und Business Intelligence können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen. Echtzeit-Daten ermöglichen es, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Allerdings ist es unerlässlich für die Datenqualität im Unternehmen zu achten, führende Systeme zu definieren und eine klare Strategie zur Integration zu verfolgen.

2. Schneller: Automatisierte Prozesse reduzieren die Bearbeitungszeiten erheblich. Beispielsweise können Bestellungen, die früher manuell bearbeitet wurden, jetzt automatisch abgewickelt werden. Dies verkürzt die Durchlaufzeiten und erhöht die Produktivität. Workflows sind ein Faktor um diese Automatisierung voranzutreiben. Ein weiter wichtiger Ansatz ist die ereignisbasierende Arbeit anstatt der heute noch weit verbreiteten Bearbeitung von (systemgenerierten) Listen.

3. Profitabler: Kostensenkung ist ein direkter Vorteil der Digitalisierung. Durch effizientere Prozesse, geringeren Personalaufwand und reduzierte Fehlerquoten können Unternehmen ihre Margen verbessern.

4. Innovativer: Digitale Technologien ermöglichen die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen. Zum Beispiel hat die Einführung von IoT-Technologien (Internet of Things) völlig neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnet. Technische Infrastruktur jeglicher Art wird immer mehr zum integralen Bestandteil der IT-Infrastruktur.

Eine Digitalisierungsstrategie ohne klare Roadmap kann schnell zu Chaos führen. Daher ist es essenziell, einen strukturierten Ansatz zu verfolgen. Eine Digitalisierungs-Roadmap definiert die Schritte und Meilensteine, die notwendig sind, um die Ziele zu erreichen. Dieser schrittweise Ansatz minimiert Risiken und stellt sicher, dass jedes Teilprojekt sinnvoll integriert wird.

Viele Unternehmen machen den Fehler, die Digitalisierung als ein einmaliges Großprojekt zu betrachten. Dies birgt jedoch erhebliche Risiken. Ein „Big Bang“-Ansatz kann zu erheblichen Störungen im laufenden Betrieb führen und die Mitarbeiter überfordern. Stattdessen sollten Unternehmen auf inkrementelle Verbesserungen setzen. Kleine, überschaubare Projekte sind weniger riskant und ermöglichen es, kontinuierlich aus den gewonnenen Erfahrungen zu lernen.

Eine erfolgreiche Digitalisierung erfordert genaue Planung und kontinuierliches Monitoring. Hierbei sind Checklisten und KPIs (Key Performance Indicators) unverzichtbar. Folgende Themen sollten dabei im Blick sein und kontinuierlich weiterentwickelt werden: 

1. Datensynchronisation: Sicherstellen, dass alle Systeme konsistente und aktuelle Daten verwenden. Das Stichwort ist hier „Integration“.

2. Führende Systeme: Festlegen, welche Systeme als zentrale Datenquelle dienen.

3. Integration vs. Schnittstellen: Eine Integration aller Systeme ist einer Sammlung von Schnittstellen natürlich vorzuziehen. Auch hier kann eine Umstellung ohne „Big Bang“ schrittweise erfolgen.

4. Permanente Überwachung des Projekts: Regelmäßige Statusprüfungen des gesamten Digitalisierungsprozesses, um den Fortschritt zu verfolgen und Probleme frühzeitig zu erkennen.

5. Hinterfragen des Konzepts und ggf. Anpassung: So wie sich die Rahmenbedingungen ändern, kann sich auch die notwendige Strategie ändern. Es ist wichtig Flexibilität zu bewahren und das Konzept bei Bedarf anpassen.

Um den Einstieg in die Digitalisierung zu erleichtern, sollten Unternehmen konkrete Anwendungsfälle (Use Cases) identifizieren, die schnell umgesetzt werden können. Diese sogenannten Quick Wins bieten schnelle Erfolge und motivieren die Beteiligten. Gleichzeitig sollte der Return on Investment (RoI) stets im Fokus bleiben. Es ist wichtig, dass die Digitalisierung nicht nur als Kostenfaktor, sondern als Investition betrachtet wird, die langfristig Gewinne bringt.

Monitoring des Erfolgs

Der Erfolg der Digitalisierungsmaßnahmen muss kontinuierlich überwacht werden. Dies erfordert eine klare Definition von Erfolgskriterien sowie regelmäßige Reviews. KPIs helfen dabei, den Fortschritt zu messen und die Effektivität der Maßnahmen zu bewerten. Anpassungen sollten basierend auf den Ergebnissen der Überwachung vorgenommen werden, um die Strategie kontinuierlich zu optimieren.

ERP als zentrales System

Ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System spielt eine zentrale Rolle in der Digitalisierung. Es fungiert als Rückgrat der Unternehmens-IT und integriert verschiedene Geschäftsprozesse und Datenquellen. Ein gut implementiertes ERP-System kann die Effizienz erheblich steigern und die Grundlage für weitere Digitalisierungsmaßnahmen schaffen. Es ermöglicht eine einheitliche Datenbasis und verbessert die Transparenz und Steuerbarkeit von Geschäftsprozessen.

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine heterogene IT-Landschaft zu integrieren. Dies umfasst verschiedene Systeme, die oft isoliert voneinander arbeiten. Eine erfolgreiche Digitalisierung erfordert die Harmonisierung und Integration dieser Systeme. Dies kann durch die Einführung von Middleware oder die Umstellung auf einheitliche Plattformen erreicht werden. Ziel ist es, eine nahtlose Interaktion und einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den Systemen zu gewährleisten.

Künstliche Intelligenz (KI) ist ein wesentlicher Treiber der Digitalisierung. KI-Technologien ermöglichen es, große Datenmengen zu analysieren und Muster zu erkennen, die für menschliche Analysten schwer zu erfassen wären. Anwendungen von KI reichen von prädiktiver Wartung über Chatbots im Kundenservice bis hin zu personalisierten Marketingkampagnen. Durch den Einsatz von KI können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch völlig neue Geschäftsmodelle entwickeln. Essentiell ist aber eine brauchbare (idealerweise gute) Datenqualität.

Die Digitalisierung ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess. Mit einer klaren Roadmap, kleinen Schritten und einem Fokus auf Use Cases und Quick Wins können Unternehmen die Herausforderungen meistern und den Weg in eine digitale Zukunft ebnen. Es ist wichtig, flexibel zu bleiben, die Strategie kontinuierlich zu überprüfen und anzupassen. Durch den Einsatz von ERP-Systemen und KI können Unternehmen ihre Effizienz und Innovationskraft steigern. Letztlich ist die Digitalisierung kein Selbstzweck, sondrn eine Investition in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.